Estudio de buenas prácticas para propuesta de Repositorio
Institucional
Best practices study for Institutional Repository
proposal
Jenny Gipsy Pina López, Zoraida
Arteaga Amador, Janin Águila Pérez, Ricardo Acevedo Rojas.
Instituto de
Investigaciones de la Caña de Azúcar. Carretera a la Cujae km 1 ½, Boyeros. La
Habana. Cuba.
E-mail:
jenny.pina@inica.azcuba.cu
Resumen
El Instituto de
Investigaciones de la Caña de Azúcar no dispone de un sistema de gestión de
contenidos que promueva la producción científica como apoyo a la investigación,
por tanto, es necesario estudiar el uso de buenas prácticas sobre los
Repositorios Institucionales (RI) para proponer el diseño de un Repositorio
Institucional para el centro. Se llevó a cabo una revisión de los principales
conceptos existentes sobre esta temática. Se aplicaron encuestas y entrevistas
a investigadores del instituto. Se analizaron los diferentes usos y buenas
prácticas de otros Repositorios Institucionales. Todo esto posibilitó la
investigación sobre la importancia de proponer un Repositorio Institucional
para el Instituto de Investigaciones de la Caña de Azúcar.
Palabras
clave: buenas
prácticas, producción científica, Repositorio Institucional, sistema de gestión
de contenidos
Abstract
The Sugarcane Research Institute Azúcar (INICA) does not have a
content management system that promotes scientific production to support
research, therefore, it is necessary to study the use of good practices on
Institutional Repositories in order to propose the design of an Institutional
Repository (RI) for the center. A review of the main existing concepts on this
subject was carried out. Surveys and interviews were conducted with researchers
of the institute. The different uses and good practices of other Institutional
Repositories were analyzed. All this made it possible to investigate the
importance of proposing an Institutional Repository for the Sugarcane Research
Institute.
Keywords: good practices, scientific production, Institutional Repository, content
management system, content management system
Introducción
Existen diversos criterios
acerca del concepto de Repositorio, se propone, por una parte, que los
repositorios: se consideran “…colecciones digitales que capturan y
preservan la producción intelectual de las comunidades académicas…” (Crow, 2002). Se consideran
también. “… archivos donde se almacenan recursos
digitales (textuales, de imagen o sonido) surgen de la llamada comunidad
eprint, preocupada por maximizar la difusión y el impacto de los trabajos
científicos (pre- o posts-prints) depositados en los mismos” (Melero, 2005) y por
otro lado “…se están convirtiendo progresivamente
en los lugares en los que numerosas organizaciones almacenan y organizan el
resultado de sus actividades”.
(Tramullas y Garrido, 2006).
Los repositorios son tan
antiguos como las mismas bibliotecas o tal vez más, su procedencia etimológica
resulta igualmente antigua, proveniente del latín “repositorĭum” que significa armario o
alacena. Lugar donde se guarda algo. (DRAE, 2010). Los repositorios: “…constituyen
archivos digitales de los productos intelectuales de carácter académico que se
encuentran accesibles a los usuarios con pocas o ningunas barreras y con la
característica de ser interoperables” (Sánchez-Tarragó, 2010).
Son
considerados sitios en los que se alojan objetos digitales como vídeos,
animaciones, imágenes, documentos, libros, entre otros, organizados por
categorías, áreas de conocimiento, temas y tipo. Su objetivo es facilitar la
búsqueda, acceso y visualización del material digital, así como la preservación
y difusión de información.
Compartir datos de
investigación se ha convertido en una práctica habitual en disciplinas en las
que existe una cultura científica muy colaborativa, como la física, la
astronomía (Pepe et al.,
2014) o la genética (Paltoo et
al., 2014). A esa cultura de disciplinar se une además, el hecho de que las
instituciones públicas que financian la investigación han comenzado a exigir a
los investigadores que hagan públicos sus resultados no solo en forma de
publicaciones sino también, abriendo los datos subyacentes utilizados. Lo
recomienda la OCDE (2015) y lo exige el gobierno de EUA desde 2013 mediante las
diversas agencias de financiación: National Science Foundation (NSF,
2014) y los National Institutes of Health (NIH, 2015), entre
otros.
En Europa, el acceso abierto a
los datos de investigación ha sido, hasta ahora, sólo un piloto (ORD Pilot)
para nueve áreas de proyectos financiados en el marco de Horizon 2020,
invitando a otras áreas y programas a participar voluntariamente (European
Commission, 2016). Sin embargo, el 19 de abril de 2016, la Comisión declaró
que los datos de investigación abiertos serán la opción por defecto para todos
los nuevos proyectos financiados en H2020 a partir de 2017 (COM, 2016)
Los repositorios surgen por el
incremento de la información, las conexiones para acceder a las mismas, así
como por el aumento de las investigaciones y publicaciones en revistas
electrónicas. Aparejado a todo esto surge la incertidumbre de quién manejará el
almacenamiento y preservación de los materiales.
El objetivo de este trabajo es
estudiar el uso de las buenas prácticas sobre Repositorios Institucionales para
proponer el diseño de este sistema para el Instituto de Investigaciones de la
Caña de Azúcar.
Materiales
y Métodos
Este trabajo se realizó en el Instituto
de Investigaciones de la Caña de Azúcar, primeramente se llevó a cabo el Análisis documental: proceso de revisión de la
literatura que aborda esta temática para el desarrollo de la investigación. Permitió
estudiar los diferentes repositorios implementados en el mundo, su uso y buenas
prácticas.
Se aplicó encuesta a 46
investigadores miembros del Consejo Científico del INICA para conocer sus
consideraciones sobre la estructura de los contenidos en el RI.
Resultados
y Discusión
Al consultar y analizar la
literatura revisada se pudo corroborar que dentro de los tipos de repositorios
que existen se encuentran los RI que
permiten respaldar la investigación y así conservar el patrimonio científico de
la institución.
Según Lynch (2003) “es un conjunto de servicios
que se ofrece a los miembros de una comunidad para la gestión y para la
diseminación de los materiales en forma digital”.
Esta apertura tiene su máxima
expresión en el Movimiento de Acceso Abierto a la información, que presenta una
de las vertientes que sustenta el desarrollo y uso de los Repositorios
Institucionales (Subirats, 2004).
Tramullas y Garrido (2006) plantearon
que… “se
han convertido en la principal forma de publicar, preservar y difundir la
información digital de las instituciones, gracias a la conjunción del acceso
abierto, del software libre y de los estándares abiertos aplicados en este
dominio. También señalan que eso se añade al desarrollo de las revistas y
publicaciones electrónicas de calidad, que permite a las comunidades
investigadoras estar actualizadas y comunicar los avances obtenidos”.
Fueron analizados otros
conceptos y según la opinión de Amorós (2014) “Un
repositorio institucional lo constituye un lugar o espacio digital que poseen
las instituciones o universidades para mostrar, conservar y brindar visibilidad
a todos los datos almacenados en ellas (texto, audio, video, etc.), donde vía
web se puede ver el resultado de toda la actividad científica de la institución
de forma rápida y gratuita”.
Las instituciones actuales
requieren de sistemas de almacenamiento de información que les permita agrupar
toda la documentación que se genera en las instituciones. Cabe destacar que la
sociedad cubana actual requiere dar a conocer a escala mundial el desarrollo de
las investigaciones, de esta forma adquiere posicionamiento, aumenta el impacto
de la mismas y abre al usuario el desarrollo de la producción científica que se
genera en sus instituciones, demostrando el alto grado de sus investigadores,
utilizando como vía para el logro de esta meta, que se implementen repositorios
de documentos digitales. Esto permitirá que se incremente la visibilidad de las
producciones académicas e investigativas.
Estudios previos realizados
por Chapman (2016) sobre los RI plantean que… son fuentes que respaldan la
investigación científica; su principal función es la de almacenar y difundir el
conocimiento; almacenan todo tipo de recursos digitales y permiten su
recuperación y preservación a largo plazo; son utilizados por las comunidades
científicas e instituciones académicas para la preservación de la producción
que generan.
Mariscal (2017) informó que en
la actualidad en el mundo están declarados 2 729 repositorios, en los que Europa
posee, la mayor parte. Según escala le sigue Norteamérica y después Asia. Otras
regiones destacadas son Suramérica, África, Australasia (Australia, Melanesia y
Nueva Zelanda, otras veces se incluye todo Oceanía o Wallacea), El Caribe,
Centroamérica y el resto de otros lugares.
Figura 1. Cantidad de Repositorios que
existen por regiones a nivel mundial
Un
análisis exhaustivo de la literatura ejemplificó un conjunto de políticas
asociadas a la gestión de RI que son descritas por Pérez (2015) como:
Política
de autoarchivo: Establece el procedimiento a seguir para realizar el depósito de los documentos
en el repositorio y puede variar según el momento y el tipo de depósito. Los
autores tienen gran responsabilidad en el registro y depósito de sus trabajos
como fuentes para la investigación.
Política
de preservación digital: Establece los procedimientos y períodos para conservación de los
documentos archivados en el repositorio, su modificación, el acceso y difusión,
así como la gestión de los datos. La institución propone el período de
conservación de la información pasiva y activa. Se establecen los elementos
referentes a la seguridad informática y la importancia de realizar copias de
seguridad de sistema y de todos sus datos con el fin de evitar pérdidas de
información.
Políticas
de procedimientos de envío de documentos: Se establecen los procedimientos
para el depósito de los trabajos científicos de los autores en el repositorio
institucional, varían en relación con los propósitos y funciones de la
institución. Se trazan estrategias para la actividad de depósitos de
documentos. Se incluyen políticas sobre qué documentación debe estar disponible
en el repositorio y el período de duración de acceso al documento a texto
completo.
Políticas
de uso, calidad y normalización de metadatos: Garantizan la
recuperación adecuada de los recursos depositados y los permisos de
reutilización de metadatos, así como contemplan los permisos para acceder y
volver a usar la descripción bibliográfica de cada trabajo depositado.
Políticas
de contenido: Determinan el tipo de contenido y conjunto de datos en función de los objetivos que traza la institución sobre la
disponibilidad y necesidad de implementar un RI.
Derechos
de autor: Definen los permisos de uso, así como las facultades que poseerán los
autores sobre las obras depositadas. Será necesario que la información esté
disponible a texto completo, donde el autor pueda depositar su trabajo sin
violar las legislaciones establecidas de copyright.
Sobre
esta última política de Derechos de autor, Torricella (2016) propone un
conjunto de derechos como: Derechos patrimoniales, Derechos morales, Derechos
conexos, Derechos de reproducción y Derechos de comunicación pública.
Las Tecnologías de la Información y la
Comunicación (TIC) son el conjunto de recursos, herramientas, equipos,
programas informáticos, aplicaciones, redes y medios que permitan la
compilación, procesamiento, almacenamiento y transmisión de información, como
por ejemplo voz, datos, texto, video e imágenes, entre otros. Con ellas podes
comunicarte, informarte e interactuar a través de medios como: la radio, la
televisión, el teléfono, la web y las redes sociales, de manera fácil y rápida
en cualquier formato, estés donde estés.
El avance de las TIC hace que cada vez estén más
presentes en nuestras vidas por eso es importante conocerlas y usarlas de
manera responsable. Las TIC mejoran los procesos de comunicación entre los
individuos, así como también entre las distintas herramientas tecnológicas,
esto favorece el desarrollo de los procesos productivos. De igual manera son
fundamentales en los procesos educativos, ya que brindan más y mejores
contenidos a la hora del acceso a la información.
El desarrollo de las TIC en todo el mundo busca avanzar
hacia una conectividad moderna, disponible, segura, accesible y asequible
mediante el despliegue de infraestructuras y servicios de telecomunicaciones
para la reducción de la brecha digital (ENACOM, 2023)
Las Tecnologías de
Información y Comunicación (TIC´s) de las que hace uso la agricultura,
especialmente el Instituto de Investigaciones de la Caña de Azúcar, son cada
vez más necesarias para proporcionar formación y desarrollo a las necesidades de este sector. Los
avances que se han obtenido en los sistemas de información a los centros
productivos facilitaron que permita la captura, tratamiento, almacenamiento,
difusión de los datos y resultados obtenidos mediante aplicaciones informáticas
y los softwares que se utilizan para poner a disposición del sector los
resultados de la cadena de conocimiento agraria para la explotación y
rentabilidad social.
De manera general los investigadores del INICA
plantearon en las entrevistas
realizadas que era necesario implementar un RI debido
a la gran información que atesora el centro sobre las investigaciones en la
obtención de variedades en caña de azúcar. Se propuso que agrupe información de las
especialidades de cada uno de los departamentos para guiar y apoyar en la toma
de decisiones.
A su vez, será necesario además, para potenciar en bases de datos
internacionales la Revista Cuba&Caña, publicación bianual de la institución
que guarda gran parte de la historia e investigaciones.
Luego de analizadas las encuestas se pudo constatar que
era necesario implementar un RI
en el centro debido a que:
-
Establecerá la base para la
salvaguarda del patrimonio institucional.
-
Permitirá organizar y
ofrecer servicio a investigadores, especialistas y
futuras generaciones.
-
Facilitará la
consulta de información en tiempo real de los resultados de la investigación.
-
Permitirá que no haya
duplicidad de investigación de un tema y la actualización de los resultados de
las diferentes áreas de investigación.
-
Herramienta eficaz que
preservará el conocimiento tácito y explícito de la institución en cualquier
rama del saber.
-
Garantizará disponer,
organizar y preservar toda la información. Evitará la pérdida de resultados
científicos, técnicos, historia del instituto, que hoy se encuentran dispersos
o muy personificados.
-
Almacenará la
información de 60 años y lo pondrá a disposición de la comunidad científica.
Ofrecerá visibilidad a la institución y a los investigadores.
Para
dar los primeros pasos se implementaron dos proyectos de investigación. Un
primer proyecto sobre el patrimonio científico de la institución pero sólo
agrupa la Especialidad de Suelos y un segundo sobre la influencia de las TIC´s
en la Especialidad de Genética. Ambos proyectos permitieron trabajar en áreas
de conocimiento específicas. Al no abarcar todas las ramas del conocimiento que se trabajan en las investigaciones del
INICA se consideró imprescindible proponer el diseño de un RI que agrupe
información de todas las especialidades.
Conclusiones
-
La identificación de
buenas prácticas en los Repositorios Institucionales permitió determinar el estudio de diseño, estructura y servicio que se
implementan en busca de mejorar su posicionamiento sobre otros medios de comunicación,
menos abiertos, libres, asequibles y más costosos.
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