Propuesta de diseño de Repositorio para el Instituto
de Investigaciones de la Caña de Azúcar
Proposal for the design of an
Institutional Repository for the Sugarcane Research Institute
Jenny
Gipsy Pina López, Zoraida Arteaga Amador, Janin Águila Pérez, Ricardo Acevedo
Rojas
Instituto de Investigaciones de la Caña de Azúcar. Carretera a la Cujae
km 1 ½, CP19390, Boyeros. La Habana. Cuba
e-mail: jenny.pina@inica.azcuba.cu
Resumen
El Instituto de
Investigaciones de la Caña de Azúcar (INICA) carece de un sistema automatizado
que agrupe el patrimonio histórico azucarero. Las investigaciones desarrolladas
en el sector durante 60 años se encuentran dispersas en las diferentes áreas o grupos
de trabajo por lo que en el presente trabajo se describen los fundamentos
teóricos para la implementación de un Repositorio Institucional. Se definen la
misión, objetivos, metas, funciones, tipologías documentales, servicios, flujos
de trabajos, metadatos, estructura organizativa de las colecciones y sus
contenidos, así como algunos de los componentes de la arquitectura del
repositorio Se analizaron varios métodos teóricos y empíricos que posibilitaron
sistematizar los referentes teóricos y metodológicos asociados a la temática. Lo
anterior permitió proponer el diseño de
un Repositorio Institucional donde se describen los procesos de planificación,
diseño lógico y conceptual. Se propone
un conjunto de pautas para garantizar el funcionamiento del mismo en cuanto a
la organización, almacenamiento, preservación y difusión de los recursos de
información.
Palabras
clave: Repositorio
Institucional, tipologías documentales
Abstract
The Sugarcane
Research Institute (INICA) lacks an automated system that groups the historical
sugarcane patrimony. The research developed in the sector during 60 years is
dispersed in different areas or work groups. The present work responds to the
need to implement an Institutional Repository; several theoretical and empirical
methods were analyzed which made it possible to systematize the theoretical and
methodological references associated with the subject. The mission, objectives,
goals, functions, document typologies, services, workflows, metadata,
organizational structure of the collections and their contents, as well as some
of the components of the repository architecture are defined. All this made it
possible to propose the design of an Institutional Repository where the
planning, logical and conceptual design processes are described. A set of
guidelines is proposed to ensure the operation of the repository in terms of
organization, storage, preservation and dissemination of information resources.
Keywords: Institutional
Repository, document typologies
Introducción
Desde hace algunos años la sociedad
cubana comenzó a dar los primeros pasos en la digitalización y visualización
externa de la información en las instituciones, por lo que diversidad de
iniciativas de plataformas virtuales con información especializada han sido
creadas y puestas a disposición para brindar servicios, pero aún se carece de
un sistema de gestión de la información integrado, el cual permita la
organización y socialización de los recursos informativos a partir de estándares
de catalogación y exhibición abiertos, colaborativos, con un lenguaje especializado
que se utiliza en la gestión cultural y capaces de interconectarse con otros
sistemas de información.
Es un reto actual de la sociedad
cubana contar con plataformas institucionales que permitan poner a disposición
de la comunidad científica los resultados de las investigaciones en sistemas de
acceso abierto que favorecen el acceso, uso, almacenamiento, preservación y
difusión de los resultados. Este hecho se cataloga actualmente como ‘’Informatización
de la Sociedad’’ y ha sido ampliamente debatido en diferentes escenarios como:
Asamblea Nacional del Poder Popular y medios de difusión masiva, ya que se
propone crear nuevas herramientas, softwares, sistemas, que beneficien a las
instituciones para la eficiencia y eficacia en todos los procesos.
En el año 2017 se aprobó una política integral
para el perfeccionamiento de la informatización de la sociedad cubana donde se
abogó por la visibilidad de resultados de las instituciones.
“Esta política generó un programa
basado en varios proyectos para su ejecución. Ello tuvo un impacto muy
importante para el país. Primero porque se desarrollaron y se utilizaron mejor
las tecnologías de la información y la comunicación. Además, porque se generó
un ambiente más propicio entre la comunicación del gobierno con la ciudadanía y
sobre todo porque en este periodo ha aumentado el uso de internet por los
ciudadanos cubanos”, apuntó Arevich Marín en 2023 en una entrevista de Cubadebate.
En la actualidad, el término
Informatización de la Sociedad ha alcanzado auge puesto que cada día son más
las inversiones que se generan en post de automatizar los procesos para la
gobernanza del país.
El
INICA no dispone un sistema de almacenamiento de información que registre el patrimonio
científico-documental del centro. La falta de acceso a los resultados investigativos,
la dispersión de la información y la poca visibilidad de los resultados constituyen
los principales problemas. La creación de un Repositorio Institucional del
INICA constituirá un paso importante para dar solución a las dificultades planteadas
anteriormente.
Es por ello que en el Instituto de
Investigaciones de la Caña de Azúcar se trabaja
en aras de desarrollar e implementar un Repositorio Institucional (RI)
que sea clave para la salvaguarda del
patrimonio, por lo que el objetivo de este trabajo es dar a conocer las
características definidas para el diseño
del Repositorio Institucional del INICA.
Materiales y Métodos
Para el diseño del repositorio
institucional del INICA se tuvieron en cuenta los resultados del análisis
documental así como de las entrevistas no estructuradas o libres y de las
encuestas realizadas a 46 miembros del Consejo Científico de la institución
(Gipsy, 2020).
Sobre esa base se definieron las
características del diseño del repositorio institucional, así como las etapas
para su planificación, diseño, implantación,
desarrollo, mantenimiento y evaluación.
Resultados
Características
del repositorio institucional.
Nombre del repositorio
‘’Caña,
Azúcar, Cuba’’.
Su Misión estará encaminada a: Brindar
acceso a la producción científico-documental del INICA para la gestión, el almacenamiento
y la difusión de los resultados investigativos. La Visión permitirá: Gestionar
la actividad científica-investigativa del INICA para la socialización del conocimiento
en aras de fomentar una cultura organizacional.
Objetivo general:
·
Garantizar el acceso, uso, preservación y
recuperación de la producción científica- investigativa de la institución para
la visibilidad de sus resultados.
Objetivos específicos:
·
Facilitar el acceso a la producción
científica y la búsqueda y recuperación de los documentos depositados.
·
Brindar asistencia a los usuarios.
·
Controlar el acceso a los documentos a través
de un proceso de autenticación según el rol de usuario asignado.
·
Agrupar en un sistema automatizado la
producción científica del INICA.
·
Aumentar la visibilidad de las
investigaciones en el sector azucarero.
·
Compilar resultados de proyectos
investigativos de la institución.
Las Metas están enfocadas a:
v Ser un ejemplo de buenas prácticas para otros repositorios
institucionales a nivel nacional e internacional.
v Aumentar la visibilidad, el uso y el impacto de las investigaciones del sector
azucarero.
v Satisfacer las necesidades de información de la comunidad azucarera.
v Funciones
v Proporcionar asistencia a los usuarios en su interacción y uso con el
sistema.
v Establecer políticas de acceso, uso y depósito correspondientes con la
misión y los objetivos del INICA.
v Garantizar un espacio de intercambio que promueva la socialización del
conocimiento.
v Realizar análisis estadísticos de la consulta de documentos.
El
Repositorio Institucional del INICA será accesible desde la página web. Podrán acceder
a los servicios del repositorio todos los trabajadores del Instituto de Investigaciones
de la Caña de Azúcar y de la Red AZCUBA, así como de otras instituciones por el
alcance internacional que se propone.
Propuesta de diseño de RI
Para
el diseño del RI se dieron los primeros pasos en la Unidad Empresarial de Base INICA
Santiago de Cuba (UEB INICA Santiago de Cuba), perteneciente al INICA, el cual
está sustentado sobre el software DSpace.
En
este diseño se agrupa información referente a tesis, libros, revistas,
proyectos de investigación, comportamiento de las precipitaciones en milímetro (mm)
por meses, eventos, entre otros. Se utiliza para la toma de decisiones en la
organización, así como la salvaguarda del patrimonio científico de los investigadores.
El diseño de un Repositorio
Institucional implica un conjunto de acciones, tareas, procesos que se agrupan
en fases o etapas de acuerdo a un orden lógico. Para ello, fue necesario
basarse en lo planteado por Barton y Water (2005) que expone la puesta en marcha de un RI en
línea y adaptarlo a las condiciones del INICA, según la propuesta de diseño de
servicios de información aplicada en el 2006 por Esteban Navarro cuyas etapas
son: Planificación, Diseño
conceptual y lógico e Implantación desarrollo, mantenimiento y evaluación, las
que se explican a continuación:
1. Etapa de
planificación
La
etapa de planificación se considera la etapa inicial del proceso pues se
determinan los elementos necesarios para crear las bases sobre la implantación
de un RI para el INICA.
2. Etapa
de Diseño conceptual y lógico
En
esta etapa se describen aspectos referidos al funcionamiento del RI del INICA
mediante los siguientes parámetros:
2.1.
Estructura organizativa del RI del INICA
2.2.
Metadatos
2.3.
Plataforma de software a emplear
2.4.
Arquitectura de los componentes técnicos del repositorio.
2.1.
Estructura organizativa del Repositorio Institucional del INICA
El
repositorio se organiza con una estructura taxonómica en correspondencia con la
definición de las tipologías documentales. Las funciones del software se
establecieron desde la navegación global y local. Se puede consultar
información a texto completo (Figura 1)
Figura 1. Tipologías
documentales del RI según software Eprints
2.2.
Metadatos
Respecto
a los esquemas de metadatos existentes cabe mencionar el esquema de metadatos “Dublin Core,” que es uno de los más
mencionados al referirse a la creación de repositorios y a la organización de
los recursos de información incluidos en ellos.
Según
Coyle (2009), el objetivo del esquema de metadatos Dublin
Core es proporcionar un conjunto mínimo de metadatos
para que las personas puedan describir los recursos de información existentes
en la Web de forma rápida y sencilla. Comprende 15 elementos básicos para
describir los recursos de información electrónicos o digitales. Estos elementos
se encuentran relacionados con tres grupos de los atributos de los recursos de
información: contenido, propiedad intelectual y creación. Los más utilizados
son: Título, Descripción, Tipo de publicación, Fecha de publicación, Autor,
Derecho de autor, Formato, Idioma e Identificador.
Se ingresarán los datos para la obtención del registro de acuerdo a los campos que requiere completarse para cada una de las tipologías documentales. En el caso del ítem ‘’Otros’’, se describirá lo que esté dentro del alcance del repositorio, pero no cubierto por las otras categorías.
2.3.
Plataforma de software a emplear
El software instalado para el Repositorio Institucional del INICA por el
Grupo Empresarial AZCUBA fue Eprints.
2.4.
Componentes de la arquitectura preliminar del repositorio
- Interfaz de usuario para realizar búsquedas simples y avanzadas.
- Interfaz administrativa para la gestión de las colecciones.
- Interfaz de autenticación de usuarios.
3. Implantación y Desarrollo, Mantenimiento,
Evaluación
Se propuso por parte del Grupo Empresarial AZCUBA la instalación del
software Eprints por sus características de fácil
consulta para los usuarios.
-
La migración de los
formatos y el cuidado de los medios y servidores requieren de una vigilancia
extrema.
-
Se realizarán salvas
de seguridad anual sobre el mes de agosto de todos los ítems del repositorio y
salvar mensualmente la información entregada por los Jefes de área o
Departamentos, Jefes de Proyectos.
Se recomienda lo siguiente:
1. Depositar los textos en los formatos: Microsoft Word, PDF, HTML y PPT
procurando que se encuentre en una versión legible por los sistemas operativos
existente.
2. Depositar las imágenes en formato JPEG y GIF
3. Depositar los audiovisuales en los formatos: MPEG o AVI.
4. En caso de que el software esté comprimido, se recomienda depositarlo
en la extensión “.rar”, en forma de un solo archivo.
Se diseñaron
nueve fases que guiarán el proceso hasta la implementación del mismo
(Figura 3).
Figura 3. Etapas del proceso de planificación
del RI en el INICA
Beneficios
para la institución
·
Maximizar la visibilidad, el uso y el impacto
de su producción científica y académica en la comunidad científica nacional e
internacional.
·
Producir nuevas publicaciones a menor costo.
·
Apoyar las iniciativas de sus científicos y
académicos.
Beneficios
para los científicos
·
Facilitar el acceso a la información
científica.
·
Incrementar su audiencia.
·
Incrementar el impacto de los trabajos que desarrollan.
Aunque
se trabaja en su perfeccionamiento posee
algunas desventajas como:
1-
Solo se puede acceder desde la UEB INICA Santiago de Cuba lo que impide a los
investigadores del resto del país no tener acceso a la valiosa información que
guarda el sistema.
2- No
se encuentra en la red de AZCUBA, sólo en la red interna de la estación;
3- Un
solo administrador del sistema, que es el encargado de subir la información y
cualquier detalle técnico del sistema, así como dar acceso a los usuarios;
4- Está
ubicado en una PC de la estación que no es el servidor, por lo que si se apaga
la PC el repositorio deja de funcionar.
La propuesta
de diseño e implementación de un RI en el INICA beneficiará el acceso abierto a
la investigación. Se propuso el vínculo con el RI de Santiago de Cuba y las
Bases de Datos de las diferentes provincias del país. De esta manera se logrará
relacionar la información y centrarla en un espacio único, lo que brinda la
posibilidad de apoyar a los científicos en el desarrollo de sus investigaciones
y promover nuevos temas de investigación.
Conclusión
- El diseño del Repositorio Institucional
descrito constituirá una importante herramienta para el Instituto de
Investigaciones de la Caña de Azúcar que permitirá visibilizar y descargar los
resultados investigativos así como la salvaguarda del patrimonio científico.
Bibliografía
Arevich,
M. (2023). Transformación digital y desarrollo de las Comunicaciones: ¿Cómo marchan estos procesos en Cuba? Cubadebate. Recuperado el 22 de noviembre de 2023 de http://www.cubadebate.cu/noticias/2023/09/22/transformacion-digital-y-desarrollo-de-las-comunicaciones-como-marchan-estos-procesos-en-cuba/
Barton, M. R. y Waters, M.M. (2005). Cómo crear un repositorio institucional. Manual LEADIRS II (pp. 169). The Cambridge-MIT
Institute (CMI).
Coyle, K. y Baker, T. (2009). Guidelines for
Dublin Core Application Profiles. Recuperado el 12 de maro de 2023 en http://dublincore.org/documents/profile-guidelines/
Gipsy,
J. (2020). Diseño de Repositorio Institucional para el Instituto de
Investigaciones de la Caña de Azúcar (INICA). Disponible en: https://accesoabierto.uh.cu/s/scriptorium/item/2131008#lg=1&slide=0
Medina,
A. (2017). Implementación de un repositorio digital para el entorno local de la
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Biblioteca Anales de Investigación Vol. 13 No. 2 (jul.-dic. 2017): 202-214.
ISSN: 1683-8947.
Navarro,
E. (2006). Planificación, diseño y desarrollo de servicios de información
digital. En: Tramullas J, Garrido P (eds.). Software
libre para servicios de información digital. Madrid: Pearson Prentice-Hall;
2006. p. 23-43